(Οδηγίες από εδώ)

1. Ανοίξτε Gmail.
2. Στο πλαίσιο αναζήτησης στην κορυφή, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση επιλογών αναζήτησης .
3. Εισάγετε τα κριτήρια αναζήτησής σας. Εάν θέλετε να ελέγξετε αν η αναζήτησή σας λειτούργησε σωστά, δείτε ποια email εμφανίζονται κάνοντας κλικ στο Αναζήτηση.
4. Στο κάτω μέρος του παραθύρου αναζήτησης, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου.
5. Επιλέξτε τι θέλετε να κάνει το φίλτρο.
6. Κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου.

Ελέγξτε το τρέχον φίλτρο σας (για να τα διαγράψετε) στο https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/filters

(Πληροφορίες αντιγραμμένες από τα έγγραφα)

Ως διαχειριστής της οργάνωσής σας (για παράδειγμα, της δουλειάς ή του σχολείου σας), ελέγχετε εάν οι χρήστες μπορούν να αντιπροσωπεύσουν την πρόσβαση στον λογαριασμό Gmail τους. Μπορείτε να επιτρέψετε σε όλους να έχουν την επιλογή να αντιπροσωπεύσουν τον λογαριασμό τους. Ή, να επιτρέψετε μόνο σε άτομα σε ορισμένα τμήματα να ρυθμίσουν την αντιπροσώπευση. Για παράδειγμα, μπορείτε να:

• Προσθέσετε έναν διοικητικό βοηθό ως αντιπρόσωπο στον λογαριασμό Gmail σας ώστε να μπορεί να διαβάσει και να στείλει email εκ μέρους σας.
• Προσθέσετε μια ομάδα, όπως το τμήμα πωλήσεών σας, στις Ομάδες ως αντιπρόσωπο για να δώσετε σε όλους πρόσβαση σε έναν λογαριασμό Gmail.

Οι χρήστες μπορούν να αντιπροσωπεύσουν την πρόσβαση μόνο σε έναν άλλο χρήστη στην ίδια οργάνωση, ανεξάρτητα από το τομέα τους ή την οργανωτική τους μονάδα.

Όρια και περιορισμοί αντιπροσώπευσης

• Επιτρέψτε στους χρήστες να παραχωρούν πρόσβαση στο ταχυδρομείο τους σε μια ομάδα Google επιλογή: Για να χρησιμοποιήσετε αυτή την επιλογή, πρέπει να είναι ενεργοποιημένη για την OU του αντιπροσωπευόμενου λογαριασμού και για την OU κάθε μέλους της ομάδας. Τα μέλη της ομάδας που ανήκουν σε μια OU χωρίς αυτή την επιλογή ενεργοποιημένη δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στον αντιπροσωπευόμενο λογαριασμό.
• Με τυπική χρήση, 40 αντιπρόσωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε έναν λογαριασμό Gmail ταυτόχρονα. Η πάνω από τη μέση χρήση από έναν ή περισσότερους αντιπροσώπους μπορεί να μειώσει αυτόν τον αριθμό.
• Αυτοματοποιημένες διαδικασίες που έχουν συχνά πρόσβαση στο Gmail μπορεί επίσης να μειώσουν τον αριθμό των αντιπροσώπων που μπορούν να έχουν πρόσβαση σε έναν λογαριασμό ταυτόχρονα. Αυτές οι διαδικασίες περιλαμβάνουν APIs ή επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης που έχουν συχνά πρόσβαση στο Gmail.
• Ένας μόνο λογαριασμός Gmail υποστηρίζει έως 1.000 μοναδικούς αντιπροσώπους. Μια ομάδα στις Ομάδες μετράει ως ένας αντιπρόσωπος προς το όριο.
• Η αντιπροσώπευση δεν αυξάνει τα όρια για έναν λογαριασμό Gmail. Οι λογαριασμοί Gmail με αντιπροσώπους έχουν τα τυπικά όρια και πολιτικές του λογαριασμού Gmail. Για λεπτομέρειες, επισκεφθείτε Τα όρια και οι πολιτικές του Gmail.

Βήμα 1: Ενεργοποιήστε την αντιπροσώπευση Gmail για τους χρήστες σας

Πριν ξεκινήσετε: Για να εφαρμόσετε τη ρύθμιση για ορισμένους χρήστες, τοποθετήστε τους λογαριασμούς τους σε μια οργανωτική μονάδα.

1. Συνδεθείτε στην κονσόλα διαχείρισης Google.

Συνδεθείτε χρησιμοποιώντας έναν λογαριασμό διαχειριστή, όχι τον τρέχοντα λογαριασμό σας CarlosPolop@gmail.com

2. Στην κονσόλα διαχείρισης, μεταβείτε στο Μενού ΕφαρμογέςGoogle WorkspaceGmailΡυθμίσεις χρήστη.
3. Για να εφαρμόσετε τη ρύθμιση σε όλους, αφήστε την κορυφαία οργανωτική μονάδα επιλεγμένη. Διαφορετικά, επιλέξτε μια παιδική οργανωτική μονάδα.
4. Κάντε κλικ στο Αντιπροσώπευση ταχυδρομείου.
5. Ελέγξτε το πλαίσιο Να επιτρέπεται στους χρήστες να παραχωρούν πρόσβαση στο ταχυδρομείο τους σε άλλους χρήστες στον τομέα.
6. (Προαιρετικά) Για να επιτρέψετε στους χρήστες να καθορίσουν ποιες πληροφορίες αποστολέα περιλαμβάνονται στα αντιπροσωπευόμενα μηνύματα που αποστέλλονται από τον λογαριασμό τους, ελέγξτε το πλαίσιο Να επιτρέπεται στους χρήστες να προσαρμόζουν αυτή τη ρύθμιση.
7. Επιλέξτε μια επιλογή για τις προεπιλεγμένες πληροφορίες αποστολέα που περιλαμβάνονται στα μηνύματα που αποστέλλονται από τους αντιπροσώπους:

• Εμφάνιση του κατόχου του λογαριασμού και του αντιπροσώπου που έστειλε το email—Τα μηνύματα περιλαμβάνουν τις διευθύνσεις email του κατόχου του λογαριασμού Gmail και του αντιπροσώπου.
• Εμφάνιση μόνο του κατόχου του λογαριασμού—Τα μηνύματα περιλαμβάνουν τη διεύθυνση email μόνο του κατόχου του λογαριασμού Gmail. Η διεύθυνση email του αντιπροσώπου δεν περιλαμβάνεται.

8. (Προαιρετικά) Για να επιτρέψετε στους χρήστες να προσθέσουν μια ομάδα στις Ομάδες ως αντιπρόσωπο, ελέγξτε το πλαίσιο Να επιτρέπεται στους χρήστες να παραχωρούν πρόσβαση στο ταχυδρομείο τους σε μια ομάδα Google.
9. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση. Εάν ρυθμίσατε μια παιδική οργανωτική μονάδα, μπορεί να μπορείτε να Κληρονομήσετε ή να Αντικαταστήσετε τις ρυθμίσεις μιας γονικής οργανωτικής μονάδας.
10. (Προαιρετικά) Για να ενεργοποιήσετε την αντιπροσώπευση Gmail για άλλες οργανωτικές μονάδες, επαναλάβετε τα βήματα 3–9.

Οι αλλαγές μπορεί να διαρκέσουν έως 24 ώρες, αλλά συνήθως συμβαίνουν πιο γρήγορα. Μάθετε περισσότερα

Βήμα 2: Έχετε τους χρήστες να ρυθμίσουν αντιπροσώπους για τους λογαριασμούς τους

Αφού ενεργοποιήσετε την αντιπροσώπευση, οι χρήστες σας πηγαίνουν στις ρυθμίσεις Gmail τους για να αναθέσουν αντιπροσώπους. Οι αντιπρόσωποι μπορούν στη συνέχεια να διαβάσουν, να στείλουν και να λάβουν μηνύματα εκ μέρους του χρήστη.

Για λεπτομέρειες, κατευθύνετε τους χρήστες στο Αντιπροσώπευση και συνεργασία μέσω email.

(Πληροφορίες αντιγραμμένες από τα έγγραφα)

Μπορείτε να προσθέσετε έως 10 αντιπροσώπους.

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail μέσω της δουλειάς σας, του σχολείου σας ή άλλης οργάνωσης:

• Μπορείτε να προσθέσετε έως 1000 αντιπροσώπους εντός της οργάνωσής σας.
• Με τυπική χρήση, 40 αντιπρόσωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε έναν λογαριασμό Gmail ταυτόχρονα.
• Εάν χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένες διαδικασίες, όπως APIs ή επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης, μερικοί αντιπρόσωποι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε έναν λογαριασμό Gmail ταυτόχρονα.

1. Στον υπολογιστή σας, ανοίξτε Gmail. Δεν μπορείτε να προσθέσετε αντιπροσώπους από την εφαρμογή Gmail.
2. Στο επάνω δεξί μέρος, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Λογαριασμοί και Εισαγωγή ή Λογαριασμοί.
4. Στην ενότητα “Παραχώρηση πρόσβασης στον λογαριασμό σας”, κάντε κλικ στο Προσθήκη άλλου λογαριασμού. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail μέσω της δουλειάς ή του σχολείου σας, η οργάνωσή σας μπορεί να περιορίσει την αντιπροσώπευση email. Εάν δεν βλέπετε αυτή τη ρύθμιση, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας.

• Εάν δεν βλέπετε την παραχώρηση πρόσβασης στον λογαριασμό σας, τότε είναι περιορισμένη.

5. Εισάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να προσθέσετε. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail μέσω της δουλειάς σας, του σχολείου σας ή άλλης οργάνωσης, και ο διαχειριστής σας το επιτρέπει, μπορείτε να εισάγετε τη διεύθυνση email μιας ομάδας. Αυτή η ομάδα πρέπει να έχει τον ίδιο τομέα με την οργάνωσή σας. Εξωτερικά μέλη της ομάδας απορρίπτονται από την πρόσβαση αντιπροσώπευσης.
   
   Σημαντικό: Εάν ο λογαριασμός που αντιπροσωπεύετε είναι νέος λογαριασμός ή ο κωδικός πρόσβασης έχει επαναρυθμιστεί, ο διαχειριστής πρέπει να απενεργοποιήσει την απαίτηση αλλαγής κωδικού πρόσβασης όταν συνδεθείτε για πρώτη φορά.

• Μάθετε πώς μπορεί ένας διαχειριστής να δημιουργήσει έναν χρήστη.
• Μάθετε πώς μπορεί ένας διαχειριστής να επαναρυθμίσει κωδικούς πρόσβασης.

6. Κάντε κλικ στο Επόμενο Βήμα Στείλτε email για να παραχωρήσετε πρόσβαση.

Το άτομο που προσθέσατε θα λάβει ένα email ζητώντας του να επιβεβαιώσει. Η πρόσκληση λήγει μετά από μια εβδομάδα.

Εάν προσθέσατε μια ομάδα, όλα τα μέλη της ομάδας θα γίνουν αντιπρόσωποι χωρίς να χρειάζεται να επιβεβαιώσουν.

Σημείωση: Μπορεί να χρειαστούν έως 24 ώρες για να αρχίσει να ισχύει η αντιπροσώπευση.